ІНСТРУКЦІЯ з діловодства за зверненнями громадян у Виконавчому комітеті Семенівської селищної ради Кременчуцького району Полтавської області

 ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства за зверненнями громадян

у виконавчому комітеті Семенівської  селищної ради Кременчуцького району  Полтавської області

1. Загальні положення

         1.1.Інструкція з діловодства за зверненнями громадян встановлює загальні правила і регламентує порядок роботи з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян з моменту їх надходження до відправлення або передачі в архів.

  1.2.Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у виконавчому комітеті Семенівської селищної  ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначеного відповідального по роботі із зверненнями громадян.

         1.3. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

            Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе селищний голова.

         1.4.Викладені в інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів за зверненнями громадян розроблені відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року №109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», положень  Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348 та змінами, внесеними  постановами  Кабінету  Міністрів  України  № 1153 від 17.10.1997, № 858 від 24.09.2008,  № 26 від 19.01.2011,  № 48 від 03.02.2016, №629 від 24.06.2023.                               

           1.5. Відповідальність за ведення діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Семенівської селищної  ради Кременчуцького району Полтавської області несе керуючий справами (секретар) виконавчого комітету. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчому комітеті  та всіх структурних підрозділах виконавчого комітету  селищної ради ведеться українською мовою.

2. Приймання та реєстрація звернень громадян.

           2.1. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, — наступного після нього робочого дня у вхідному журналі (додаток 1), або на картках (додаток 2 та додаток 2.1.). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

          Облік особистого прийому громадян ведеться  у журналі  (додаток 3).

          За відсутності системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

          Всі конверти, які надійшли на ім’я селищного голови, секретаря селищної ради, першого заступника селищного голови   та керуючого справами ( секретаря) виконавчого комітету селищної  ради, за винятком тих, що мають напис «особисто», розкриваються працівником відділу документообігу та контролю.

         При розкритті конвертів перевіряється правильність доставки, непошкодженість упаковки, відповідність номерів на документах і конвертах.           

          Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий – залишається у виконавчому комітеті Семенівської селищної  ради.

2.2. Конверти (вирізки з них) обов’язково зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

2.3. Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян – це фіксування факту надходження звернення шляхом проставляння на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу, порядкового номера та дати надходження.

Реєстрація звернень громадян проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за терміном розгляду та виконанням доручень.

2.4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом, від одного і того ж громадянина, з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України «Про звернення громадян» (скарга на рішення, що оскаржується), та громадян звернення осіб, визнаних судом недієздатними (стаття 8 Закону України «Про звернення громадян»).

2.5. Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу Семенівської селищної ради, або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному вебсайті селищної ради.

2.6. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної

форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий  день та час, то датою подання   електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

2.7. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається  (стаття 5 Закону України  «Про звернення громадян»).

2.8. Розміщена на офіційному вебсайті Семенівської селищної  ради  електронна форма має графи для визначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.

У разі, коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначити персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.

2.9.   Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення.         

Реєстрація звернень громадян, викладених на особистому прийомі у виконавчому комітеті  Семенівської селищної ради, з кількістю надходжень до 600 звернень на рік, здійснюється в журналі реєстрації особистого прийому.

Аналогічно відбувається реєстрація звернень громадян, викладених під час виїзних прийомів  голови, а також на телефонах гарячої  лінії, та  телефоні довіри.

2.10. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток 4).

   Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшівки

2.11.  Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, індексу справи згідно з номенклатурою та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла,   наприклад: Д-02-25/1792.                                         

         Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування  організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

2.12. При надходженні звернень від одного і того ж громадянина їм надається такий же реєстраційний індекс (змінюється лише дата надходження, а індекс доповнюється наступним порядковим номером, наприклад,  Д-02-25/1792-2), а у разі надходження повторного звернення з одного і того ж питання  у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп’ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається слово «повторно».

   На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка «повторно» і підбирається все попереднє листування.

   Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-02-25/1792/1, Д-02-25/1792/2.

2.13. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника, якщо інше не обумовлене в зверненні, а у разі неможливості чітко розібрати прізвище першого підписанта звернення, воно реєструється за   прізвищем наступного заявника у списку. Якщо до заяви додаються підписи, то вони повинні бути в оригіналі (копії підписів на окремих аркушах не приймаються).

3. Порядок проходження звернень громадян.

3.1.Діловодство за зверненнями громадян у   виконавчому комітеті Семенівської селищної ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

3.2.Реєстрація звернень громадян та встановлення параметрів контролю (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються в день їх надходження одночасно з попереднім опрацюванням.

3.3. Звернення подається на розгляд керівництву виконавчого комітету селищної  ради  де  проставляється  резолюція.

3.4.Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли резолюція адресована кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою, якщо в резолюції не обумовлено інше. Для виконання резолюції їй надається право

запитувати необхідну інформацію від інших виконавців і координувати їх роботу.

3.5. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

3.6. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

    Резолюція повинна проставлятись безпосередньо на документі, нижче реквізиту «резолюція», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

3.7.Після ознайомлення керівництва виконавчого комітету Семенівської селищної  ради з отриманою відповіддю вгорі, на вільному місці від тексту, робиться відповідний запис посадової особи, яка прийняла рішення про  зняття з контролю або додатковий контроль, якщо питання залишається у стадії вирішення та направляється виконавцю на додатковий контроль.

3.8.Звернення громадян, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення посадовою особою, яка прийняла рішення про контроль, та повідомлення заявника.

3.9.Пропозиції, заяви, скарги з питань, вирішення яких не входить до повноважень структурного підрозділу, якому вони були направлені згідно з резолюцією керівництва, не пізніше як у триденний термін надсилаються за належністю.

3.10.Звернення Героїв України, інвалідів війни, осіб з інвалідністю розглядаються першочергово, особисто головою.

3.11.У разі підготовки заявнику відповіді в обов’язковому порядку на  екземплярі відповіді проставляється прізвище, ініціали та номер телефону працівника,  відповідального за підготовку відповіді.

3.12. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами у  виконавчому комітеті Семенівської селищної ради,  щороку                                                 

готують матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

4. Терміни розгляду звернень громадян

4.1.Терміни розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрації таких звернень у  відділі документообігу, контролю та інформаційної політики. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.

4.2.Звернення розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації.

4.3.Якщо для вирішення порушених громадянами питань слід провести перевірку інформації, викладеної у зверненнях, отримати додаткові матеріали, то термін розгляду звернень громадян за розпорядженням  голови на підставі пропозиції головного виконавця може бути, як виняток, продовжено з повідомленням про це осіб, які подали звернення.

    Про продовження терміну виконання звернень головний виконавець невідкладно інформує відповідального працівника  відділу документообігу, контролю та інформаційної політики, який на підставі відповідного розпорядження вносить зміни до реєстраційно-контрольної картки звернення.

4.4. Загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 календарних днів.

4.5.Терміни розгляду звернень громадян, які для розгляду чи вирішення порушених у них питань по суті надіслані народним депутатом України відповідно до абзацу третього пункту 13 частини першої статті 24 Закону України «Про статус народного депутата України» або направлені депутатом місцевої ради відповідно до частини другої статті 12 Закону України «Про статус депутатів місцевих рад», відповідають строкам, встановленим цими законами.

4.6.Звернення, що підлягає поверненню відповідно до статті 5 Закону України «Про звернення громадян», (звернення без дотримання вимог до нього) повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня надходження.

4.7.Якщо питання, порушені у зверненні, не входять до повноважень виконавчого комітету селищної ради, відповідно до статті 7 Закону України «Про звернення громадян», таке звернення в строк не більше п’яти днів

пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові.

4.8.Повідомлення про прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до статті 8 Закону України «Про звернення громадян» надсилається заявнику у строк, визначений статтею 20 цього Закону.

4.9 Звернення з позначкою «терміново» розглядаються протягом  7 робочих днів від дати підписання резолюції. 

4.10.Документи доводяться до виконавців протягом 2-х робочих днів, а якщо в резолюції вказано декілька виконавців – протягом 3-х робочих днів.

4.11.Якщо в термін відповідь від виконавця не надходить, йому надсилається нагадування (додаток 5).

5. Організація контролю за виконанням звернень громадян.

5.1.Завданням контролю за виконанням звернень громадян є забезпечення своєчасного та якісного їх розгляду.

5.2.Контролю підлягають зареєстровані звернення, в яких встановлено завдання.

5.3.Відповідальність за виконання розгляду звернень громадян несуть особи, зазначені в резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі виконання документа кількома виконавцями відповідальною за організацію виконання є посадова особа, визначена у резолюції першою.

5.4.Безпосередній контроль за виконанням резолюцій керівництва  виконавчого комітету Семенівської селищної  ради щодо розгляду звернень громадян покладається на  відділ документообігу, контролю та інформаційної політики  виконавчого комітету селищної ради.

5.5.Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль. Контроль завершується тільки після прийняття рішення, вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги та направлення відповіді автору (авторам) звернення.

5.6.У разі коли за результатами розгляду звернень громадян даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у реєстраційно- контрольних формах або у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки).

5.7.Реєстраційний індекс письмової відповіді складається з початкової літери прізвища заявника, порядковий реєстраційний номер за номенклатурою справ.

6. Формування і зберігання справ

6.1.   Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті у відділ документообігу, контролю та

інформаційної політики для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

6.2.   Документи розміщуються у справах в хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять  у  справі  самостійну   групу  і   вміщуються   в   м’яку обкладинку (додаток 6), яка одночасно є реєстраційно-контрольною карткою. У разі отримання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

6.3.   Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

6.4 Обкладинка справи по розгляду звернень, викладених на особистому прийомі, оформляється   за   встановленою   формою (додаток 6).

6.5.Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається затвердженою  номенклатурою справ, що утворюється    у   процесі   діяльності  виконавчого  комітету селищної ради.

Як  правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання звернень громадян та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.

6.6.   Відповідальність за схоронність документів за зверненнями громадян покладається на працівника  відділу документообігу, контролю та інформаційної політики  відповідно до функціональних обов'язків.

6.7.   Після закінчення встановлених строків зберігання на підставі рішення експертної комісії Семенівської селищної ради  та згідно з актом знищення, затвердженим селищним головою, звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому чинним законодавством.